Wie gefunden, so verschwunden ...

In einem früheren Beitrag haben wir die Vorteile des "Key-User-Konzepts" beim Betrieb und der Weiterentwicklung eines Laborinformationssystems (LIMS) beschrieben. Nur kurz zur Erinnerung: der Key-User (natürlich können es auch mehrere sein) ist ein(e) Mitarbeiter(in) des Labors, in dem das LIMS - z.B. uniLIME - betrieben wird und ist zentraler Ansprechpartner für die anderen Mitarbeiter für alle Fragen, die das LIMS betreffen. Also sowohl Unklarheiten als auch eventuell gewünschte Erweiterungen. Letztere muss er oder sie natürlich noch koordinieren, einerseits ob sich der Aufwand überhaupt lohnt und andererseits, ob sich Änderungswünsche verschiedener Anwender nicht etwa widersprechen. Diese Änderungswünsche stimmt er dann mit dem LIMS-Entwickler/Hersteller ab und gibt sie dann in Auftrag.

Das Konzept ist in der Praxis nahe an der Ideallösung, aber eben nur nahe. Denn ein Problem bleibt: was passiert, wenn der (vielleicht der einzige) Key-User unerwartet das Unternehmen verlässt? Gerade dies ist in der letzten Zeit bei dem einen oder anderen uniLIME-Kunden vorgekommen. Vielleicht durch die Verwerfungen der Pandemie bedingt, vielleicht auch nur reiner Zufall, scheint die Mitarbeiterfluktuation aktuell höher als sonst üblich zu sein.

In manchen Fällen ist der Abschied schon länger geplant, so dass eine nahtlose Übergabe gut möglich ist. Manchmal aber quasi von einem Tag auf den anderen und er hinterlässt eine Lücke, die wieder zu schließen doch viel Mühe und Geduld abverlangt.

Wie kann man eine solche Situation im Voraus abwenden? Naheliegend, aber in der Realität nicht immer so einfach, ist es, bei der Auswahl des/der Key-User vorab auch zu berücksichtigen, ob er/sie höchstwahrscheinlich längere Zeit im Betrieb bleiben wird oder eher nur vorübergehend. Bei kleineren Betrieben wäre es also zum Beispiel ideal, wenn der Unternehmensinhaber selbst diese Aufgabe übernimmt. Doch dieser hat meistens ohnehin genug andere Aufgaben ...

Eine ganz andere, aber durchaus überlegenswerte Variante wäre es, wenn ein Mitarbeiter des LIMS-Anbieters/Herstellers diese Aufgabe übernimmt. Natürlich - Verschwiegenheitsabkommen hin oder her - erfordert sie einiges an Vertrauen, da dieser Mitarbeiter ja auch für andere LIMS-Kunden tätig sein wird. Er oder sie würde dann regelmäßig vor Ort sein, um mit allen LIMS-Anwendern konkrete Probleme/Fragen zu klären, ansonsten wäre es/sie telefonisch oder besser noch über Online-Meeting (MS Teams, zoom & Co) erreichbar.

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