Laborinformationssysteme (LIMS)
Laborinformationssystem (LIMS) sind letztendlich – verglichen mit Office-Paketen und ähnlicher Software – ein absolutes „Nischenprodukt“ mit relativ wenigen Installationen, technisch aber recht aufwändig und mit vielen Funktionen ausgestattet. Dementsprechend sind die Kosten auch vergleichsweise hoch, man muss mindestens mit einem 5-stelligen Eurobetrag für Standardsysteme ohne individuelle Anpassungen an die Kundenwünsche rechnen. In der Praxis kann man durchaus in 6-stellige Eurobeträge kommen – jeweils auf das Kaufmodell bezogen (bei Miete verteilt sich der Betrag natürlich auf die Nutzungszeit).
Man darf aber nicht nur diese externen (beim LIMS-Anbieter zu bezahlenden) Kosten berücksichtigen, denn auch beim Kunden selbst fallen im Zuge der Einführung eines LIMS sehr viele Arbeitsstunden und damit interne Kosten an, bis das System produktiv genützt werden kann.
Wege zu einem LIMS
Nur in wenigen Fällen wird ein Laborinformationssystem schon beim Start eines neuen Laboratoriums in Betrieb genommen, meistens kommt die Entscheidung, ein LIMS einzuführen, erst Jahre oder sogar Jahrzehnte später. Vorher arbeiten viele Laboratorien mit einer Unzahl unterschiedlicher Excel-Dateien oder Ähnlichen, bis früher oder später der Wunsch nach einem LIMS aufkommt.
Manchmal aber ist nicht (oder nicht nur) das „Datenchaos“ der Auslöser für die Entscheidung zu einer LIMS-Einführung, sondern die Aufforderung im Rahmen eines Audits, die Nachvollziehbarkeit und vor allem die Datensicherheit (dass z.B. niemand später einfach noch die gespeicherten Messwerte ändern kann) durch entsprechende Maßnahmen sicherzustellen, was sich in der Praxis am besten mit einem LIMS realisieren lässt.
In diesem Fall wird man üblicherweise mehrere LIMS-Anbieter kontaktieren und Angebote einholen. Allerdings sollte man unbedingt – auch wenn es eine langweilige und trockene Arbeit sein kann – zuvor möglichst genau die Anforderungen definieren, um nicht später mit einem hervorragenden LIMS dazustehen, das nur leider ganz anders aufgebaut und strukturiert ist, als man es eigentlich gebraucht hätte. Kurz gesagt, man sollte schon ein möglichst präzises Lastenheft zusammengestellt haben, bevor man mit den LIMS-Anbietern in Kontakt tritt. Wenn es bereits ein Qualitätshandbuch im Unternehmen gibt, sind dort meist die Arbeitsabläufe ohnehin präzise beschrieben und man kann vieles für das Lastenheft übernehmen.
Sobald man dann einige Angebote eingeholt hat und zumindest eines davon inhaltlich passend (und natürlich mit dem Budget vereinbar) ist, wird man die Beauftragung durchführen. Bis zur endgültigen Inbetriebnahme (Produktivbetrieb) vergeht dann trotzdem allgemein einiges an Zeit, im besten Fall einige Monate, manchmal kann es aber auch Jahre dauern.
Sehr wichtig ist es aber auch, noch vor Beauftragung die weitere Betreuung, Wartung und Weiterentwicklung abzuklären, denn ein LIMS wird typischerweise 10 Jahre oder mehr eingesetzt und niemand möchte nach ein oder zwei Jahren wieder auf die Suche nach einem neuen Anbieter gehen, da das gerade installierte LIMS nicht an sich verändernde Anforderungen angepasst wird.